קודם כל כמטרה לטווח ארוך כדאי לאמץ את שיטת inbox zero. ה-inbox אינו פח זבל אלא תחנה ראשונה. מקדישים מדי יום מספר דקות קטן כדי להעיף הכל משם: למחוק, לטפל, או לתייג כ"פרויקט מתמשך". זה מתבסס על שיטת GTD: getting things done המומלצת גם היא כמובן.
רישום לרשימות תפוצה: מכאן ולהבא: מומלץ להירשם לרשימות תפוצה עם מייל מיוחד או להוסיף את הסימן "+" לפני "@gmail.com" ואחריו תוספת מזהה כלשהי. להסבר מעמיק יותר. למשל אם המייל שלך הוא xxx@gmail.com תוכלו להירשם לרשימת תפוצה של חנות האוכל לכלבים האהובה עליך עם הכתובת xxx+dogfood@gmail.com והמיילים עדיין יגיעו אליך.
בקשר לניקוי התיבה ממה שהצטבר: לקחת מדי יום זמן מסוים (חצי שעה נגיד) ולטפל במיילים בצורה מהירה ואוטומטית: למחוק מה שלא צריך, להוריד את עצמך מרשימת תפוצה לא רלוונטית, או לתייג את המייל בתוית רלוונטית, למשל: "חשבונית", "למעקב" וכן הלאה. גם כאן שיטת GTD נותנת רעיונות. בזמן בו תנסו לבדוק וליישם כלים אוטומטיים, כבר תוכלו לנקות את התיבה ידנית. עשיתי את זה כמה פעמים וזה לוקח כמה שעות, אבל זה רץ. דברים פשוט קורים.
כדי למחוק כמויות של אימיילים מאותו שולח, עושים חיפוש: "from:someone@emample.com in:inbox" בלי רווח אחרי הנקודתיים, ככה מקבלים את כל המיילים מאותו גורם. אפשר לסמן וי על כולם וללחוץ על archive או delete.
רק לאחר שהתיבה ריקה, לחשוב איך ליצור שיטה עקבית (סיסטם) לטיפול במייל נכנס עם כלי אינטגרציה למיניהם או פשוט בהקדשה של דקות בודדות מדי יום.
הטיפים שלי:
א. שימוש בתוויות של gmail לאינדוקס (למשל חשבונית חברת חשמל, לתייג תחת "חשבונות", או מייל שהתקבל בקשר לקורס אונליין - לתייג תחת "קורסים". למתקדמים: לעשות תיוג אוטומטי באמצעות filters)
ב. הורדת attachments בצורה מיידית לתיקיה במחשב, למשל קבלות, חשבוניות ושאר מסמכים רלוונטיים, לתת לה שם משמעותי, ולהעלות ל-drive. לדוגמה, קיבלתי קבלה על תרומה? ישר שם את זה בתיקיית "דוח שנתי 2021" כדי שתהיה מוכנה להחזרי מס לדו"ח השנתי הבא. כנ"ל חשבונית לתיקיית "הוצאות יוני 2020" שתחת תיקיית "הנהלת חשבונות 2020" וכד'. היתרון של שימוש בגוגל דרייב הוא שזה גיבוי בענן ושזה זמין מכל מחשב או טלפון, בניגוד לתיקיות על הדיסק המקומי. אפשר גם לסנכרן אוטומטית תיקיות מסוימות עם גוגל דרייב. ואז חשוב להיות מסודרים ולשמור על עקביות בשמות תיקיות וקבצים.
ג. כל מיני "תזכורות" כמו "הדו"ח הרבעוני שלך מוכן" או "התקבלה הודעה מהבנקאי": להוסיף לך פריט ברשימת TODO (על נייר או כמסמך גוגל דוקס נפרד או באפליקציה החביבה עליך) ומיד לעשות archive. אין למייל הזה שימוש מעבר לכך.
והכי חשוב: לרכז רק במקום אחד את כל משימות ה-TODO השוטפות, וזה לא ב-inbox! זה חייב להיות משהו נפרד. האימייל ישמש רק כצינור זמני לקבלת חומר, ומשם החומר צריך לצאת אל מערכת ניהול המסמכים שאתה משתמש בה (למשל גוגל דרייב).